এম.এস.ওয়ার্ড

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড হল একটি ওয়ার্ড প্রসেসিং সফটওয়ার। এর সাহায্যে, দলিল,  প্রশ্ন, চিঠিপত্র টাইপ করা ছাড়াও প্রিন্ট দেওয়া, ছোটখাট ডিজাইন করা, বই তৈরি করাসহ বিভিন্ন কাজ করা হয়। অত্যন্ত সহজ এই প্রোগ্রামটি সারা বিশ্বে প্রচলিত আছে। এটির ইন্টারফেস খুবই সহজ হওয়ার কারনে সামান্য কম্পিউটার জানা যে কোন ব্যক্তি তার প্রয়োজন অনুসারে কম্পিউটারে লেখালিখির কাজ সম্পাদন/সংরক্ষণ করতে পারেন।

WORD এর সুচীপত্র

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড [পর্ব-০১] :: বেসিক অপরেশন
মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের সাহায্যে আমরা যা করতে পারব যেমন :
১. দলিল, প্রশ্ন, চিঠিপত্র টাইপ করা, প্রিন্ট করা
২. ডিজাইন করা।
৩. টেবিল এবং ডায়াগ্রাম তৈরি করা।
৪. ব্যক্তিগত নোট তৈরি করা ইত্যাদি।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড প্রাথমিক সম্পর্কে প্রাথমিক ধারণাঃ
কার্সর ও মাউস পয়েন্টারঃ
মাইক্রোসফট ওয়ার্ডডকুমেন্ট –এর লেখা মোছার নিয়ম:
ডকুমেন্ট এ কোন লেখা ভূল হলে তা মোছার জন্য তিনটি পদ্ধতি রয়েছেঃ
১. Backspace Key:
২. Delete Key:
৩. Insert Key:
মাইক্রোসফট ওয়ার্ডডকুমেন্ট –এর মোছা লেখা ফেরৎ আনার নিয়ম:
লেখা সিলেক্ট বা ব্লক করাঃ
MS WORD –এ টুলবারের কাজঃ

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড [পর্ব-০২] :: File মেনুর বিস্তারিত
ফাইল মেন্যু (File Menu)
১. New (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী- Ctrl+N)
২. Open (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী-Ctrl+O)
৩. Close (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী-Ctrl+W)
৪. Save (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী-Ctrl+S)
৫. Save As (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী-F12)
৬. Page Setup
৭.Print (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী-Ctrl+P)
৮. Properties
৯. Exit (শর্ট কাট কী-Alt+F4)

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড [পর্ব-০৩] :: Edit মেনুর বিস্তারিত
এডিট মেন্যু (Edit Menu)
১. Undo (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী Ctrl+Z)
২. Redo (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী Ctrl+Y)
৩. Cut & Paste (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী Ctrl+X & Ctrl+V)
৪. Copy & Paste (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী Ctrl+C & Ctrl+V)
৫. Office Clipboard
৬. Paste Special
৭. Clear
৮. Select All (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী Ctrl+A)
৯. Find (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী Ctrl+F)
১০. Replace (Ctrl+H)
১১. Goto (Ctrl+G)

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড [পর্ব-০৪] :: View মেনুর বিস্তারিত
ভিউ মেন্যু (View Menu)
১. Normal:
২. Web Layout:
৩. Print Layout:
৪. Outline:
৫. Task pane:
৬. Toolbar’S:
৭. Ruler:
৮. Header and Footer:
৯. Full Screen:
১০. Zoom:

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড [পর্ব-০৫] :: Insert মেনুর বিস্তারিত
Insert মেন্যু (Insert Menu)
১. Break:
২. Page Numbers:
৩. Date and Time:
৪. Auto Text:
৫. Symbol:
৬. Picture :

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড [পর্ব-৬] :: Format মেনুর বিস্তারিত
Format মেন্যু (Format Menu)
১. Font :
২. Paragraph :
৩. Bullets and Numbering :
৪. Border and Shading :
৫. Columns:
৬. Tabs:
৭. Drop cap :
৮. Text Direction :
৯. Change Case (Shift+F3) :
১০. Background:
১১. Themes:

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড [পর্ব-৭]:: Tools মেনুর বিস্তারিত
টুলস মেনু (Tools Menu)
Spelling and grammar (F7) :
Language :
Word Count :
Autocorrect Options :
Customize:
Options:

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড [পর্ব-৮]:: Table মেনুর বিস্তারিত
Draw Table:
Insert Table:-
Select:
Merge Cells:
Split Cells:
Split Table:-
Table Auto Format:-
AutoFit:
Heading Rows Repeat:
Convert:
Sort:
Formula:

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড [পর্ব-০১] :: বেসিক অপরেশন

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের সাহায্যে আমরা যা করতে পারব যেমন :

১. দলিল, প্রশ্ন, চিঠিপত্র টাইপ করা, প্রিন্ট করা

২. ডিজাইন করা।

৩. টেবিল এবং ডায়াগ্রাম তৈরি করা।

৪. ব্যক্তিগত নোট তৈরি করা ইত্যাদি।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড সম্পর্কে প্রাথমিক ধারণাঃ

ভালো করে দেখুন আমাদের খোলা সাদা পেইজে একটি দাগ নিভ নিভ করছে, এই নিভ নিভ দাগ কে কার্সর বলে। এই কার্সর যেখানে থাকবে Keyboard দিয়ে কোন অক্ষর চাপ দিলে কার্সরটা যেখানে থাকবে লেখাটা সেখান থেকে শুরু হবে।

নিচের লাইনে যাওয়া: লেখা শেষ হলে কার্সর সয়ংক্রিয়ভাবে নিচের লাইনে চলে যাবে। এভাবে লেখাকে প্যারা করে লেখা বলে। কিন্তু আপনার যদি এক লাইন লিখেই পরের লাইনে যাওয়ার প্রয়োজন হয় তাহলে Keyboard থেকেএন্টার Enter-কী চাপ দিতে হবে।

কার্সর ও মাউস পয়েন্টারঃ

মাউস নাড়ালে যে তীর চিহ্নিত আইকনটি নাড়াচাড়া করে তাকে মাউস পয়েন্টার বলে । আর মাউস পয়েন্টার দিয়ে ডকুমেন্ট ক্লিক করলে যে একটি দাগ জ্বলে এবং নিভে তাকে কার্সর বলে । কার্সর ডকুমেন্ট এর যেখানে থাকবে সেখান থেকে লেখা টাইপ হবে।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডডকুমেন্ট –এর লেখা মোছার নিয়ম:

ডকুমেন্ট এ কোন লেখা ভূল হলে তা মোছার জন্য তিনটি পদ্ধতি রয়েছেঃ

১. Backspace Key: কী-বোর্ড থেকে Backspace Key চাপলে কার্সরের বামদিকে থেকে অক্ষর মুছে যাবে।

২. Delete Key: কী-বোর্ড থেকে Delete Key চাপলে কার্সরের ডানদিক থেকে অক্ষর মুছে যাবে।

৩. Insert Key: কী-বোর্ড থেকে Insert Key চাপ দিলে ওভাররাইট মুড চালু হয়। ওভাররাইট মুড চালু হলে ডকুমেন্ট-এ কোন লেখা লিখলে কার্সরের স্থানে লেখা হয় এবং তার ডানে লেখা থাকলে তা মুছে যায়। সাধারণত কোন ফরম পূরণ করার সময় কোন লেখা মুছে দিয়ে নতুন লেখা টাইপ করার জন্য এটি ব্যবহার হয়। এই মুড চালু থাকলে ডকুমেন্টের স্ট্যাটাস বারের OVR অংশটি উজ্জল হয়ে যায়।

অন্যসময় এটি অনুজ্বল বা ধুসর বর্ণের থাকে। নিচে দেখুন...

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডডকুমেন্ট –এর মোছা লেখা ফেরৎ আনার নিয়ম:

আমরা অনেক সময় ভুলবশত ডকুমেন্ট-এর লেখা কেটে ফেলি বা কেটে যায়,এ কেটে ফেলা লেখা ফেরত আনতে হলে Keybord থেকে Ctrl+Z বা মেনুবার থেকে Edit>Undo -এ কমান্ড এ ক্লিক করতে হবে।

লেখা সিলেক্ট বা ব্লক করাঃ

MS WORD এ কোন লেখাকে কালার করতে হলে প্রথমে লেখা সিলেক্ট করে নেওয়া জরুরী। লেখাকে বস্নক বা সিলেক্ট করলে তা কালো অংশে ঢেকে যায়। ইচ্ছা করলে মাউস এবং কিবোর্ড দিয়ে সিলেক্ট করা যায়। কিবোর্ড দিয়ে SHIFT কী চেপে ধরে অ্যারো কি চাপ দিতে থাকলে তা সিলেক্ট হতে থাকবে। ডকেমেন্ট এর পুরো লেখা সিলেক্ট করতে হলে Ctrl+A চাপতে হবে, নিচে দেখুন লেখা সিলেক্ট হয়েছে।

লেখা সিলেক্ট করা বাতিল করতে হলে মাউস দিয়ে ডকুমেন্টের যে কোন জায়গায় ক্লিক করুন অথবা Keybord থেকে অ্যারো কি চাপ দিন।

MS WORD –এ টুলবারের কাজঃ

টুলবার হল শর্টকাটে কাজ করার একটি পদ্ধতি। এতে কোন কমান্ড প্রয়োগ করতে হলে তার একটি আইকনের উপরে ক্লিক করতে হয়। এতে কোন মেন্যুতে যাওয়া হয় না বলে কাজটি খুব দ্রুত সম্পাদন করা যায়। মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে বিভিন্ন টুল বার আছে।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড [পর্ব-০২] :: File মেনুর বিস্তারিত

ফাইল মেন্যু (File Menu)

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের প্রথম মেনু হচ্ছে ফাইল (File) মেনু। এই মেনুর সাহায্যে ডকুমেন্ট এর লেখা সংরক্ষণ (সেভ) করা, ক্লোজ করা, প্রিন্ট প্রিভিউ দেখা, নতুন ফাইল তৈরি করা, পূর্বের সেভ করা ফাইল ওপেন করা, ডকুমেন্টের পেজের সাইজ, মার্জিন নির্ধারণ করা, প্রিন্ট করা ইত্যাদি কাজ করা হয়ে থাকে। আমরা ধারাহবাহিক ভাবে এই মেন্যুর সাব মেন্যুগুলোর কাজ শিখব।

১. New (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী- Ctrl+N)

এই সাবমেন্যুর সাহায্যে ডকুমেন্ট –এ নতুন পেজ তৈরি করা হয়। কাজ করতে করতে নতুন ফাইলের দরকার হলে ফাইল মেন্যুতে ক্লিক করে New এ ক্লিক করলে একটা Task Pane বক্স আসবে-এ Task Pane বক্স থেকে Blank Documents এ ক্লিক করলে একটি নতুন পেইজ ওপেন হবে।

২. Open (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী-Ctrl+O)

আগের Save করা কোন ফাইলকে পর্দায় আনতে এই সাবমেন্যুটি ব্যবহার হয়। এক্ষেত্রে প্রথমে File থেকে Open এ ক্লিক করলে একটি ডায়ালগবক্স আসবে। এখান থেকে আমাদের Save করা ফাইল সিলেক্ট করে, Open কমান্ড বাটনে এ ক্লিক করতে হবে। তাহলে Save করা ফাইল পর্দায় ওপেন হবে।

৩. Close (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী-Ctrl+W)

কাজ করার সময় যদি বর্তমান সচল করা ফাইলটি বন্ধ করার প্রয়োজন হয় তাহলে এই সাবমেন্যুর সাহায্যে তা করা হয়। এক্ষেত্রে File এ ক্লিক করে Close এ ক্লিক করতে হবে। ডকুমেন্টটি সেভ না থাকলে সেভ করতে চান কিনা তার জন্য একটি চেক বক্স আসবে। এখানে সেভ করতে চাইলে Yes সেভ না করতে চাইলে No-তে ক্লিক করুন।

৪. Save (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী-Ctrl+S)

কাজ করার পর ডকুমেন্ট কম্পিউটারে সংরক্ষণ করতে হয়। কোন ফাইলকে সেভ করার জন্য এই সাবমেন্যুটি ব্যবহার হয়। কোন ডকুমেন্ট সংরক্ষণ করতে হলে File এ ক্লিক করতে হবে তারপর Save এ ক্লিক করতে হবে, তাহলে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে, তারপর ফাইলটি কোথায় সেভ হবে তা দেখিয়ে দিতে হবে। সাধারণত আমরা My Documents এ ফাইল সেভ করি। আপনি ইচ্ছা করলে অন্য ড্রাইভে Save করে রাখতে পারেন একই নিয়ম অনুসারেন। এরপর File Name এ বক্স যে কোন একটি আপনার পছন্ত নাম টাইপ করে,সবশেষে Save এ ক্লিক করুন, তাহলে আমাদের বর্তমান লিখিত ফাইলটি কম্পিউটারে সেভ হবে।

৫. Save As (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী-F12)

আমাদের উপরের নিয়মে সেভ করা ফাইলটি অন্য আরেকটি নামে সেভ করার জন্য এই সাবমেন্যু ব্যবহার হয়। আমরা কোন ফাইল নিয়ে কাজ করলে তার একটি প্রতিলিপি করে কাজ করি। এতে মূল ফাইলটি অক্ষত থাকে। এই পক্রিয়াটি সেভ করার মতই। শুধুমাত্র এতে ফাইলটির আরেকটি কপি তৈরি হয়।

৬. Page Setup

কোন ডকুমেন্টে লেখা শুরু করলে প্রথমেই Page Setup করে নিতে হয়। এখানে থেকে আমরা তিন ধরনের কাজ করে থাকি।

* মার্জিন: ডকুমেন্টের চারপাশে থাকা ফাকা জায়গাকে বলে মার্জিন।

* ওরিয়েন্টেশন: ডকুমেন্টটি আড়াআড়ি কিংবা লম্বালম্বি হবে তা নির্ধারণ।

* পেপার সাইজ: কোন সাইজে ডকুমেন্টটি প্রিন্ট হবে তা নির্ধারণ।

এই কাজগুলোর জন্য প্রথমে File থেকে Page Setup এ যেতে হবে। তারপর প্রথমের Margins ট্যাবের Top, Bottom, Left, Right ইঞ্চিতে ফাকা জায়গার পরিমাণ টাইপ করতে হবে। তারপর Orientation অপশন বার থেকে আমাদের পেজটি আড়াআড়ি নাকি লম্বালম্বি হবে তা নির্ধারণ করতে হবে। এখানে Portrait (পোর্টরেইট) মানে হলো পেজটি লম্বালম্বি হবে এবং Landscape (ল্যান্ডস্কেইপ) মানে হলো পেজটি আড়াআড়ি হবে।

এরপর Paper অপশনে গিয়ে পেজের সাইজ নির্ধারণ করতে হবে। কম্পিউটারে প্রধাণত দুই ধরণের পেপার প্রিন্ট করা হয়। একটি হল A4 এবং অন্যটি Legal, এখানে আপনার পছন্ত পেজটি সিলেক্ট করে দিতে হবে। নিচে আমি A4 সাইজের কাগজ নিলাম...

৭.Print (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী-Ctrl+P)

কাজ শেষে ডকুমেন্টের লেখা প্রিন্ট করতে হলে এই সাব মেন্যুর ব্যবহার হয়। তবে খেয়াল রাখতে হবে প্রিন্ট দিতে হলে কম্পিউটারে অবশ্যই প্রিন্টার সফটওয়্যার ইনস্টল থাকতে হবে এবং কম্পিউটারের সাথে ডাটা কেবল দিয়ে প্রিন্টারটি সংযুক্ত থাকতে হবে, এরপর প্রিন্টারটি অন করুন। File থেকে Print এ ক্লিক করুন। একটি ডায়ালগ বক্স আসবে। এখান থেকে উপরে Printer Name বক্স থেকে যে প্রিন্টারে প্রিন্ট করবেন তা সিলেক্ট করতে হবে। তারপর Page Range থেকে All নির্বাচন করুন যদি ডকুমেন্টের সব পেজ প্রিন্ট করতে চান, অথবা Current Page নির্বাচন করুন যদি যে পেজে কার্সর আসে সে পেজ প্রিন্ট করতে চান, অথবা Pages এ পেজ নম্বর দিন যেগুলো প্রিন্ট করতে চান। এখানে যদি আমি 1-5 এই রকম দেই তাহলে ১ থেকে ৫ নং পেজ পর্যন্ত প্রিন্ট হবে, এরপর Copies বক্স থেকে আপনি কত কপি প্রিন্ট চান তা টাইপ করে দিন।

তারপর সবশেষে OK তে ক্লিক করলে প্রিন্ট শুরু হবে।

৮. Properties

এই সাব মেন্যুর সাহায্যে ডকুমেন্টের যাবতীয় তথ্য দেখা হয়। যেমনঃ ডকুমেন্টের লেখকের নাম, লোকেশন, সাইজ, ডকুমেন্ট তৈরি ও সম্পাদনা তারিখ। ডকুমেন্টের বিভিন্ন পরিসংখ্যা (পেজ সংখ্যা, লাইন সংখ্যা, শব্দ সংখ্যা, প্যারা সংখ্যা, অক্ষর সংখ্যা) ইত্যাদি পাওয়া যায়।

৯. Exit (শর্ট কাট কী-Alt+F4)

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড থেকে বের হয়ে যেতে হলে এই সাবমেন্যুটি ব্যবহার হয়। File > Exit এ ক্লিক করুন, ডকুমেন্ট টি সেভ না থাকলে একটি উইন্ডো আসবে। এখানে সেভ করতে চাইলে Yes এবং সেভ না করতে চাইলে No এ ক্লিক করুন।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড [পর্ব-০৩] :: Edit মেনুর বিস্তারিত

এডিট মেন্যু (Edit Menu)

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের দ্বিতীয় মেনুর নাম হল Edit Menu এই মেনু দিয়ে ডকুমেন্টের বিভিন্ন সম্পাদনার কাজে ব্যবহার হয়। যেমনঃ আনডু, রিডু, কপি, পেস্ট, সিলেক্ট, খোঁজা, রিপ্লেস ইত্যাদি।

১. Undo (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী Ctrl+Z)

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ডকুমেন্ট –এ ভুলবশত কোন কাজ যদি হয়ে যায় তাহলে পূর্বের অবস্থায় ফেরৎ যাওয়ার জন্য এই সাব মেন্যুটি ব্যবহার হয়। এজন্য Edit মেনু থেকে Undo তে ক্লিক করলে হবে অথবা কিবোর্ডে Ctrl+Z কী দিয়ে কাজটি দ্রুত করা হয়।

২. Redo (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী Ctrl+Y)

আপনি যদি ভুলবশত অনেকবার আনডু করেন তাহলে আপনাকে আবার বর্তমানে আসতে হবে। এই পদ্ধতির নাম Redo, এজন্য Edit মেনু থেকে Redo তে ক্লিক করতে হবে। (এখানে অনেকসময় Redo লেখার পাশে Clear, Typing ইত্যাদি থাকে। সর্বশেষ যে কাজ করা হয় তা থাকে।

৩. Cut & Paste (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী Ctrl+X & Ctrl+V)

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ডকুমেন্ট –এর লেখা একস্থান থেকে অন্যস্থানে নিয়ে যাওয়ার জন্য এই সাবমেনু দুটি ব্যবহার হয়। এটি দুই ধাপে কাজ করে থাকে। প্রথম ধাপে আপনি যেই লেখা একস্থান থেকে অন্যস্থানে নিয়ে যাবেন সেই অংশটুকুকে প্রথমে ব্লক/সিলেক্ট করে নিন। তারপর Edit >Cut এ ক্লিক করুন। তাহলে লেখাটি ওখান থেকে কেটে গিয়ে ক্লিপবোর্ডে মেমোরিতে জমা হবে। এরপর ডকুমেন্ট এর যে জায়গায় কাট করা লেখাটা নিতে চান সেখানে কার্সর রাখুন। তারপর Edit > Paste এ ক্লিক করুন। তাহলে লেখাটি ডকুমেন্ট এর কার্সর স্থানে চলে আসবে।

৪. Copy & Paste (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী Ctrl+C & Ctrl+V)

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ডকুমেন্ট –এর লেখা একস্থান থেকে অন্যস্থানে নিবেন কিন্তু লেখাটি দুই জায়গাই থেকে যাবে এমনটি করতে হলে এই পদ্ধতি অবলম্বন করতে হবে। এক্ষেত্রে পদ্ধতিটি আগের মতই। শুধুমাত্র Cut এর স্থলে Copy করতে হবে। তাহলে লেখাটি পূর্বের স্থানেও থাকবে এবং বর্তমান স্থানেও চলে আসবে।

৫. Office Clipboard

আপনি ইতিমধ্যেই যে লেখাগুলো কাট বা কপি করেছেন তা এখানে মেমোরিতে জমা হয়েছে। আপনি এগুলো এখানে থেকে ব্যবহার করতে পারবেন। এমএস ওয়ার্ডের আগের ভার্সনগুলিতে মাত্র একটি লেখা ক্লিপবোর্ড এ জমা হত। কিন্তু ২০০৩ এর পরের ভার্সনগুলিতে ২৪ টি পর্যন্ত রাখা যায়। এখান থেকে কোন আইটেমে ক্লিক করলেই তা ডকুমেন্টের কার্সরের স্থলে লেখা পেস্ট হবে।

৬. Paste Special

ক্লিপবোর্ডে থাকা লেখাগুলো অন্য ফরমেটে পেস্ট করতে হলে এই মেন্যুর সাহায্য নিতে হয়। যেমনঃ কোথাও থেকে ছবিসহ কোন লেখা কপি করেছেন কিন্তু এখন চাইছেন শুধুমাত্র লেখাগুলো পেস্ট করতে সেক্ষেত্রে এখান থেকে Unformatted Text সিলেক্ট করে ওকে করতে হবে।

৭. Clear

কোন লেখাকে মুছে ফেলার জন্য দুটি অপশন আছে যথা- Formats & Contents কোন লেখা সিলেক্ট করে প্রথম অপশন দিলে লেখার ফরমেটিং (বোল্ড, ইটালিক, কালার) মুছে যাবে ও লেখা অক্ষত থাকবে। আর দ্বিতীয় অপশনটি দিলে ফরমেটিংসহ মূল লেখাটি মুছে যাবে। দ্বিতীয় অপশনটি কিবোর্ডের ব্যাকস্পেস বা ডিলিট বাটন দিয়ে করা যায়।

৮. Select All (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী Ctrl+A)

কোন কারনে ডকুমেন্টের সবগুলো লেখা বা ছবি সিলেক্ট করতে হলে এই সাবমেন্যুর সাহায্য নিতে হয়। এজন্য ডকুমেন্টের যে কোন স্থান থেকে Edit এ ক্লিক তারপর Select All এ ক্লিক করুন তাহলে ডকুমেন্ট-এর পুরা লেখা সিলেক্ট/ব্লক হবে।

৯. Find (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী Ctrl+F)

ডকুমেন্টের মধ্যে কোন লেখা খুজে পেতে হলে এই সাব মেন্যু ব্যবহার করতে হয়। এজন্য প্রথমে Edit থেকে Find এ ক্লিক করতে হবে। তারপর একটি উইন্ডো আসবে। এখানকার Find What বক্সে আপনি যা খুজতে চাইছেন তা লিখে Find Next এ ক্লিক করতে হবে। আপনার কাংখিত শব্দটি যদি ডকুমেন্টে থাকে তাহলে সেটি হাইলাইট/ব্লক করে দেখাবে। আপনি যদি আরও খুজতে চান তাহলে একইভাবে Find What এ লিখে Find Next এ ক্লিক করুন।

১০. Replace (Ctrl+H)

ডকুমেন্টের একাধিক জায়গায় অবস্থিত কোন শব্দকে অন্য কোন শব্দ দ্বারা প্রতিস্থাপন করার জন্য এই সাবমেন্যুটি কাজে লাগে। ধরুন কোন ডকুমেন্টে ১০০+ জায়গায় Noakhali লেখা আছে। এখন আপনি এর সবগুলোকে পরির্বন করে Sonaimuri লিখতে চাইছেন। সেক্ষেত্রে এই সাবমেন্যুর সাহায্যে করতে হবে। এজন্য প্রথমে Edit থেকে Replace এ ক্লিক করতে হবে। এরপর এখানে Find What বক্সে যেটি পরিবর্তন করবেন সেটি লিখতে হবে এবং Replace With বক্সে পরিবর্তন হয়ে যা হবে তা লিখতে হবে। তারপর Replace এ ক্লিক করলে একটি শব্দ পরিবর্তন হবে। Replace All এ ক্লিক করলে ডকুমেন্টের সব শব্দগুলো পরিবর্তন হয়ে যাবে।

১১. Goto (Ctrl+G)

মাউস বা কিবোর্ডের সাহায্যে আমরা ডকুমেন্টের একস্থান থেকে অন্যস্থানে যেতে পারি। কিন্তু যদি ৭৫ পেজ বিশিষ্ট একটি ডকুমেন্টের ২০ নং লাইনে কার্সর নিতে হলে তা বেশ সময় সাপেক্ষ হবে। কিন্তু Go To মেন্যুর সাহায্যে সহজেই সেখানে যাওয়া যাবে। এজন্য প্রথমে Edit এ ক্লিক তারপর Go To এ ক্লিক করতে হবে। তারপর Go To What বক্সে Page সিলেক্ট করে পেজটির নম্বর দিন। তারপর অবার বাম থেকে Line Number সিলেক্ট করে লাইন নম্বর দিয়ে Go To এ ক্লিক করুন। তাহলে কার্সর সেইল লাইনে চলে যাবে। এরপর Close এ ক্লিক করে Go To উইন্ডো থেকে বের হয়ে আসুন।

 মাইক্রোসফট ওয়ার্ড [পর্ব-০৪] :: View মেনুর বিস্তারিত

ভিউ মেন্যু (View Menu)

ভিউ মেনুর সাহায্যে ডকুমেন্টকে বিভিন্ন ভাবে প্রদর্শন করা, ফুল স্ক্রিন করে দেখা, জুম করা ইত্যাদি কাজ করা যায়। এছাড়া এম.এস. ওয়ার্ডের টুলবার সমূহ, টাস্ক প্যান, রুলার, প্যারাগ্রাফ মার্কস প্রদর্শন করা ও বন্ধ করা যায় এখান থেকে। ডকুমেন্টের হেডার, ফুটার এ কোন লেখা, পেজ নম্বর প্রদর্শন এগুলি ও করা হয়ে থাকে এ মেনুতে।

১. Normal: ভিউতে ডকুমেন্টের মার্জিন, হেডার-ফুটার, ব্যাকগ্রাউন্ডস, ছবি ইত্যাদির প্রদর্শন বন্ধ করে দ্রুত টাইপিং এবং এডিটিং এর সুবিধা প্রদান করে।

২. Web Layout: ভিউতে ওয়েব ব্রাউজারে পেজটি কেমন দেখাবে তা দেখে নেয়া যায়। মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে কোন ডকুমেন্টকে ওয়েব পেজ হিসাবে সেভ করা যায়। তাই ইন্টারনেটে প্রদর্শনের জন্য কোন ডকুমেন্টকে প্রস্ত্তত করা যায় এ ভিউতে।

৩. Print Layout: ভিউতে কোন ডকুমেন্টকে প্রিন্ট করলে কেমন আসবে তা দেখা যায়। আমরা সাধারণতঃ এ ভিউতে/মোডেই টাইপ করে থাকি। এখানে হেডার-ফুটার, ছবি মার্জিন সব কিছুই পরিমানমত এ্যাডজাষ্ট করা যায়।

৪. Outline: ভিউতে কোন ডকুমেন্টকে হেডিং এর ভিত্তিতে ভাগ করে খোলা ও বন্ধ করা যায় হেডিং এর অভ্যন্তরের লেখাগুলিকে। সোজা কথায় এ ভিউতে একটি ডকুমেন্টের ষ্ট্রাকচার নিয়ে কাজ করা যায় এবং ষ্ট্রাকচারের ভিত্তিতে ডকুমেন্টকে হেডিং, সাব হেডিং, মূল লেখা ইত্যাদি ভাগে বিভক্ত করে ডকুমেন্টকে সুন্দরভাবে নিয়ন্ত্রন করা যায়। একটি বইয়ের ইনডেক্সে যেমন সবকিছুই সাজানো গোছানো থাকে ঠিক তেমন কাজ এখানে করা যায়। এর উপর ভিত্তি করে ডকুমেন্টে ইনডেক্স বা সূচীপত্র স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরী করা যায় ইনসার্ট মেনুর রেফারেন্স অপশন থেকে। এ ধরনের সূচীপত্র স্বংক্রিয়ভাবে টপিক্স এর শিরোনাম ও পেজ নম্বরের লিংকসহ তৈরী হয়ে থাকে। তাই এ ভিউটি বেশ গুরুত্বপূর্ণ প্রফেশনাল কাজ করার জন্য।

৫. Task pane: অফিস ২০০৩ তে টাস্ক প্যান নামে একটি বিশেষ সুবিধা সংযোজিত হয়েছে। এখানে ডকুমেন্ট ওপেন করা, নতুন ডকুমেন্ট তৈরী করা, টেমপ্লেট বাচাই করার মত কাজ এর শর্টকার্ট থাকে। এটি দেখার জন্য ভিউ মেনু থেকে Task Pane এ ক্লিক করুন। এটি বাদ দেয়ার জন্য একই কমান্ড আবার দিন।

৬. Toolbar’S: টুলবার এর সাথে আমরা আগেই পরিচিত হয়েছি। টুলবারে মেনুতে অবস্থিত কমান্ডসমূহের শর্টকার্ট বিদ্যমান। অর্থাৎ মেনুতে বারবার গিয়ে কমান্ড দেয়ার বদলে সরাসরি টুলবার এর আইকসমূহে ক্লিক করেই কাজ করা যায়। ওয়ার্ডে মেনুবার এর পরেই যে দুটি টুলবার বেশি দেখা যায় তার একটি Standard ও অপরটি Formatting। অন্যান্য টুলবারগুলি চালু চালু করতে চাইলে View মেনু থেকে Toolbars এ গিয়ে টুলবার এর নামের উপর ক্লিক করতে হবে। তাহলে সেটি পর্দায় দৃশ্যমান হবে। যদি এটিকে বাদ দিতে চাই তবে একইভাবে মেনুতে গিয়ে ঐ টুলবারের নামের উপর পুনরায় ক্লিক করতে হবে অর্থ্যা টিক চিহ্ন উঠিয়ে দিতে হবে।

৭. Ruler: স্ক্রিনের দু’পার্শ্বে স্কেলের মত যে দুটি বার থাকে তাকে রুলার বলে। এটির সাহায্যে মার্জিন, ট্যাব পজিশন মত ইনডেন্টিং পজিশন ইত্যাদি ঠিক করা যায়। এটি সাধারনত দৃশ্যমান থাকে। যদি কোন কারণে না দেখা যায় তাহলে ভিউ মেনুতে গিয়ে Ruler অপশনের উপর ক্লিক করলেই দেখা যাবে। এটি বাদ দেয়ার কমান্ড ও একই।

৮. Header and Footer: কোন পেজের উপরের মার্জিনের ফাঁকা জায়গাকে হেডার এবং নিচের মার্জিনের ফাঁকা জায়গাকে ফুটার বলা হয়। সাধারণতঃ হেডার-ফুটার অংশে বইয়ের নাম/চ্যাপ্টার হেডিং, পাতার সংখ্যা, ফাইল পাথ ইত্যাদি লেখা হয় যেগুলি প্রত্যেকটি পাতায় স্বয়ংক্রিয়ভাবে দেখা যায়। হেডার-ফুটার দেওয়ার জন্য Header and Footer Toolbar ব্যবহার করা হয়। কোন ডকুমেন্টে হেডার-ফুটার দেয়ার জন্য ভিউ মেনু থেকে Header and Footer এ ক্লিক করুন । নিচে আমি হেডার এর জায়গায় আমার প্রতিষ্ঠানের নাম লিখলাম আর ফুটার এর জায়গায় আমার প্রিয় ওয়েব সাইটের নাম লিখলাম আপনারা যে কোন লেখা লিখতে পারেন।

সবশেষে Close বাটনে ক্লিক করে বের হয়ে আসুন।

৯. Full Screen: ডকুমেন্টকে পুরো পর্দা জুড়ে দেখানোর জন্য এটি কাজে লাগে। এজন্য ভিউ মেনুতে ক্লিক করে Full Screen ক্লিক করুন। ডকুমেন্ট দেখা শেষ হলে Close Full Screen বাটনে ক্লিক করে বের হয়ে আসুন। ফুল স্ক্রিন মোডে টুলবার, মেনুবার, রুলার, ষ্ট্যাটাসবার সমূহ অর্দশ্যমান থাকে।

১০. Zoom: জুম কমান্ডের সাহায্যে ডকুমেন্টকে বিভিন্নভাবে ছোট বড় করে দেখা যায়। তবে এ কমান্ডের সাহায্যে ছোট-বড় করা হলেও তা শুধু মাত্র স্ক্রীনেই প্রদর্শন করার জন্য কাজে লাগে। প্রিন্টিং এর সময় ডকুমেন্ট ছোট-বড় হয় না বরং ১০০ ভিউতেই প্রিন্ট হয়। এজন্য প্রথমে ভিউ মেনু থাকে Zoom এ ক্লিক করুন। তারপর প্রয়োজনমত ১০০%,৭৫%,৫০% এ ক্লিক করুন অথবা Percent ঘরের সামনে নির্দিষ্ট পার্সেন্ট কমিয়ে/ বাড়িয়ে নিতে পারি। যদি পুরো একটি পেজ বিভিন্ন দৃশ্যমান করতে চাই তাহলে Width/Text width/whole page /এর যে কোন একটি সিলেক্ট করুন । আর যদি একাধিক পেজ এক স্ক্রিনে দেখতে চান তাহলে Many Pages বাটনে ক্লিক করুন ।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড [পর্ব-০৫] :: Insert মেনুর বিস্তারিত

Insert মেন্যু (Insert Menu)

ইনসার্ট মেনুর সাহায্যে পেজ ব্রেক, সেকশন ব্রেক, পেজ নাম্বারিং, বিভিন্ন ধরনের প্রতীক (Symbol) টাইপ করা, অটো টেক্সট সংযোজন করা, গাণিতিক ইকুয়েশন/ফরমুলা লেখা ইত্যাদি কাজ করা হয়ে থাকে। অর্থাৎ এম.এস.ওয়ার্ডে ভিন্ন কোন স্থান থেকে কিছু সংযোজিত করার জন্য এ মেনু ব্যবহার করা হয়।

১. Break:  ব্রেক কমান্ডের সাহায্যে পেজ ব্রেক, সেকশন ব্রেক করা হয়ে থাকে। ডকুমেন্টে কোন লেখা লিখতে থাকরে পেজের শেষে কার্সর চলে আসলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে নতুন পেজ তৈরী হয়। কিন্তু যদি কোন পেজে লেখা শেষ না করেই পরবর্তী নতুন একটি পেজে লেখার প্রয়োজন হয় তখন ব্রেক কমান্ড দিতে হয়। এজন্য ইনসার্ট মেনু থেকে Break কমান্ড দিন। তারপর Page Break ক্লিক করে Ok বাটনে ক্লিক করুন। তাহলে নতুন পেজে তৈরী হয়ে কার্সর সেখানে চলে যাবে।এবং এক কলাম থেকে আরেক কলাম এ যেতে হলে, এজন্য ইনসার্ট মেনু থেকে Column Break কমান্ড দিন। তারপর Column Break সিলেক্ট করে Ok বাটনে ক্লিক করুন। তাহলে কার্সর দুই নং কলামে চলে যাবে।

২. Page Numbers: হেডার-ফুটার ডায়ালগ বক্স থেকে কিভাবে পেজ নাম্বারিং করা যায় তা আমরা আগেই ভিউ মেনুতে দেখেছি। কিন্তু হেডার-ফুটার দেয়ার প্রযোজন না হলে আমরা ইনসার্ট মেনু থেকেও পেজ নাম্বারিং করতে পারি। এজন্য ইনসার্ট মেনু থেকে Page Numbers এ ক্লিক করি। এবার Postion থেকে Bottom of page (Footer)/Top of page (Header) সিলেক্ট করি। তারপর Alignment থেকে এটি ডানে (Right) থাকবে না বাঁয়ে (Left) থাকবে তা সিলেক্ট করুন। যদি প্রথম পেজেও নম্বর দিতে চান তাহলে Format এ ক্লিক করুন। যদি পেজ নাম্বারিং ফরম্যাট করতে চান অর্থাৎ লেখার ষ্টাইল ঠিক করতে চান তাহলে Format বাটনে ক্লিক করে তা নির্ধারণ করে দেই। সবশেষে Ok ক্লিক করুন।

৩. Date and Time: চিঠিপত্রে তারিখ ও সময় উল্লেখ করার প্রয়োজন হয়। আমরা এ কমান্ডের সাহায্যে তারিখ ও সময় ডকুমেন্টে প্রদান করতে পারি। এজন্য প্রথমে কার্সর নির্দিষ্ট স্থানে রাখি। তারপর ইনসার্ট মেনু থেকে Date and Time এ ক্লিক করুন। এখানে Available formats থেকে পছন্দের ফরম্যাটের উপর ক্লিক করুন। যদি তারিখ ও সময় স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট করার প্রয়োজন হয় তাহলে Update automatically চেক বক্সে ক্লিক করুন।

৪. Auto Text: যে সব লেখা ডকুমেন্টে প্রায়ই দিতে হয় যেমনঃ Dear Sir, Yours Faithfully, Assalamu Alaikum ইত্যাদি লেখাগুলিকে এম.এস.ওয়ার্ডের বিশেষ মেমোরীতে সেভ করে রাখা যায়। এগুলিকে অটো টেক্সট বলে। যখনই এগুলির প্রয়োজন হবে কার্সরকে সেখানে রেখে ইনসার্ট মেনুর AutoText এ মাউস পয়েন্টার রাখুন। তারপর এ মেনুর অভ্যন্তরে বিভিন্ন ক্যাটাগরী যেমনঃ Closing, Salutation, Signature ইত্যাদির যেটি প্রয়োজন সেখানে মাউস পয়েন্টোর নিন। যেমন Saluation এ মাউস পয়েন্টোর নিয়ে Dear Sir : এ ক্লিক করুন। তাহলে ডকুমেন্টে এটি সংযোজিত হবে যদি নতুন কোন অটো টেক্সট এখানে ঢোকাতে চান তাহলে AutoText এর ভিতর AutoText এ ক্লিক করুন। এ ডায়ালগ বক্সের Enter AutoText entries here বক্সে নতুন অটো টেক্সট লিখে Add এ ক্লিক করুন। তাহলে নতুন অটো টেক্সট এম.এস.ওয়ার্ডে সংযোজিত হবে যেটি সব জায়গাতে ব্যবহার করতে পারবেন।

৫. Symbol: কি-বোর্ডে যে সব অক্ষর বা প্রতীক থাকে না সেগুলি ডকুমেন্টে আনতে হয় এ কমান্ডের সাহায্যে। এজন্য প্রথমে ইনসার্ট মেনু থকে Symbol এ ক্লিক করুন। এবার Font এর ঘরে Wingdigs/Webdings/Wingdings2/Wingdings3 ইত্যাদি যে কোন একটি Symbol নির্ভর ফন্ট সিলেক্ট করুন। তারপর নিচ থেকে যে প্রতীকটি পছন্দ হয় সেটির উপর ডাবল ক্লিক করুন, অথবা প্রতীকটি সিলেক্ট করে Insert বাটনে ক্লিক করুন, তাহলে এটি ডকুমেন্টের কার্সর যেখানে আছে সেখানে সংযোজিত হবে। যদি অন্যান্য ভাষার কোন প্রতীক/অক্ষর চান তাহলে Normal কোন ফন্ট যেমন Arial/Tahoma/Times New Roman ইত্যাদি সিলেক্ট করে কাজ করুন।

৬. Picture : ডকুমেন্টে ছবি, ওয়ার্ডআর্ট, চার্ট/গ্রাফ, ক্লিপআর্ট, অর্গানাইজেশন চার্ট, অটো শেপস ইত্যাদি সংযোজন করা হয় এখান থেকে। এজন্য প্রথমে ইনসার্ট মেনু থেকে Picture এ মাউস পয়েন্টার ক্লিক করে। তারপর Clip Art/From File এ ক্লিক করুন। আমি Clip Art ক্লিক করলাম আপনার ইচ্ছা করলে From File ক্লিক করে যে ছবিটি পছন্দ হবে তার উপর মাউস ক্লিক করুন। তাহলে আপনার পছন্ত করা ছবি ডকুমেন্টে সংযোজিত হবে। নিচে দেখুন...

** Word Art:  হচ্ছে বিভিন্ন ষ্টাইলের লেখ। এটি সংযোজনের জন্য একই ভাবে ইনসার্ট মেনুর Picture সাবমেনু থেকে Word Art এ ক্লিক করি। যে ষ্টাইলটি পছন্দ হবে তার উপর ক্লিক করে ok করি। এবার আপনার পছন্দের শব্দ/ লাইন লিখুন। তারপর Ok ক্লিক করুন।

** Text Box:  একটি অতি প্রয়োজনীয় টুলস। ডকুমেন্টের যেকোন স্থানে কিছু লেখা বক্স আকারে দেয়ার জন্য এটি ব্যবহৃত হয়্ এর সবচেয়ে বড় সুবিধা হলো এটি যেকোন স্থানে নড়াচড়া করানো যায়। এজন্য প্রথমে ইনসার্ট মেনুর Text Box এ মাউস পয়েন্টার রাখি। তাপর Horizontal/Vertical এর যেকোন একটি ক্লিক করি। এখানে লেখা আড়াআড়ি লেখার জন্য হরাইজন্টাল এবং লম্বালম্বি লেখার জন্য ভার্টিকল অপশন ব্যবহার করা হয়্ টেক্সট বক্সে ক্লিক করলে একটি ড্রইং ক্যানভাস স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্ক্রিনে দেখা যায়। এটি মূলতঃ ড্রইং কে আরও সুন্দরভাবে করার জন্যই ব্যবহৃত হয়। যদি ক্যানভাস ছাড়া টেক্সট বক্স দেখতে চাই তাহলে কি-বোর্ডে Esc বাটনে ক্লিক করি। তাহলে একটি প্লাস চিহ্নিত মাউস আইকন পাব। এখন মাউসএর বাম বাটন চেপে টেক্সট বক্স অংকন করি। সবশেষে টেক্সট বক্সে ক্লিক করে প্রয়োজনীয় টেক্সট লিখি। টেক্সট বক্সের বিভিন্ন কর্ণারে মাউস ক্লিক করে চেপে রেখে বিভিন্ন স্থানে স্থানান্তর করা যায়।

৭. File: কম্পিউটারে সংরক্ষিত অন্য কোন ফাইলের লেখা ডকুমেন্টে যোগ করার জন্য এ কমান্ডটি কাজে লাগে। এজন্য ইনসার্ট মেনু থেকে File এ ক্লিক করুন। তারপর কম্পিউটারে সেভ করা একটি ফাইলের নামের উপর ক্লিক করুন। সবার শেষে Insert এ ক্লিক করে উক্ত ফাইলের লেখা ডকুমেন্টে সংযুক্ত হবে।

৮. Object Ole (Object Linking and embedding) সাপোর্ট করে এমন প্রোগ্রামের ফাইল ওয়ার্ডে সংযুক্ত করা হয় এ সাব-মেনুর সাহায্যে। যেমনঃ ফটোশপ ইমেজ, মাইক্রোসফট ইকুয়েশন, মাইক্রোসফট এক্সেল চার্ট/ওয়ার্ক শীট, সাউন্ড/ভিডিও ক্লিপ ইত্যাদি। এ ফিচারটির সাহায্যে একটি ডকুমেন্টকে বহুমাত্রিক সুবিধায় উপস্থাপন করা যায় যেখানে একই সাথে ছবি, চার্ট, ভিডিও, সাউন্ড ইত্যাদি থাকবে।

৯. Heyperlink : হাইপারলিংক শব্দটি ওয়েব কনসেপ্ট এর সাথে জড়িত। এটি মূলতঃ কোন লেখার সাথে অন্য কোন লেখার, ইমেইল, ওয়েব এ্যাড্রেস ইত্যাদির link করার জন্য ব্যবৃহত হয় যেমনঃ ডকুমেন্টের কোথাও School শব্দটি লিখলেন। এখন আপনি চাচ্ছেন এ স্কুল শব্দটির সাথে http://www.iqbalsschool.blogspot.com এর লিংক দেওয়া থাকবে। যাতে কেউ স্কুল শব্দটির উপর ক্লিক করলেই এর ওয়েব পেজ সাথে সাথে ব্রাউজারে ওপেন হবে। এজন্য প্রথমে স্কুল শব্দটিকে সিলেক্ট করুন। তারপর ইনসার্ট মেনু থেকে Hyperlink ক্লিক করুন। তারপর Address বক্সে লিখুন http://www.iqbalsschool.blogspot.comআর স্কুল ওয়েব এড্রেস উপর মাউস নিলে কি লেখা আসবে তা Screen Tip বক্স – লিখে দিতে পারেন সবশেষে Ok বাটন ক্লিক করুন।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড [পর্ব-৬] :: Format মেনুর বিস্তারিত

Format মেন্যু (Format Menu)

ফরম্যাট মেনুর সাহায্যে ফন্ট ইফেক্ট এ্যাডজাষ্ট, প্যারাগ্রাফ ফরমাটিং, বুলেট এন্ড নাম্বারিং, বর্ডার, পেজ বর্ডার, কলাম তৈরী, ট্যাব সেটিং ইত্যাদি ঠিক করা হয়। একটি ডকুমেন্টকে নান্দনিকভাবে উপস্থাপনা করার জন্য ফরম্যাট মেনুর গুরুত্ব অপরিসীম। তাই এ মেনুর প্রতিটি অপশন খুব ভালোভাবে শিখে রাখা প্রয়োজন যাতে প্রয়োজনের সময় কাজে লাগানো যায়। অর্থাৎ এম.এস.ওয়ার্ডে –এর ডকুমেন্টকে সজ্জিত করতে এই ফরম্যাট মেনু ব্যবহার করা হয়।

১. Font : ডকুমেন্টে আমরা যে ষ্টাইল এর অক্ষর দিয়ে লেখী তাকে Font বলা হয়। যেমনঃ Times New Roman, Arial, SutonnyMJ ইত্যাদি। প্রত্যেকটি ফন্টের ষ্টাইল একেক রকম। ডকুমেন্টে একাধিক ষ্টাইলের ফন্ট ব্যবহার করে আরো সুন্দর ও পরিচ্ছন্নভাবে উপস্থাপন করা যায়। ফন্টের ষ্টাইল পরিবর্তনের জন্য প্রথমে Format মেনু থেকে Font এ ক্লিক করুন...

তাহলে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে... এখানে প্রথমে Latin Text Font : বক্সে ফন্ট ষ্টাইল (Times New Roman, Arial, SutonnyMJ ) ঠিক করতে হবে, বাংলা হলে SutonnyMJ, আর ইংরেজী হলে Times New Roman সিলেক্ট করতে হবে। Font Style বক্সে ফন্টের ধরণ (Regular, Italic, Bold) ঠিক করতে হবে। Size বক্স থেকে ফন্টের সাইজ ঠিক করে দিতে হবে।

**Font Color: লেখার কালারকে ফন্ট কালার বলে। লেখার মধ্যে কালার দিতে হলে ফন্ট বক্স থেকে ফন্টের রং সিলেক্ট করতে হবে। Underline style বক্সে ক্লিক করে লেখার নিচে কি ধরনের আন্ডারলাইন দিবেন তা ঠিক করে দিন। Underline Color বক্স থেকে আন্ডার লাইনের দিবেন তা ঠিক করে দিন। Underline Color বক্স তেকে আন্ডার লাইনের কালার ঠিক করে দেয়া যায়। এবার Effects অপশন গুলি দেখি Strikethrough দিয়ে কোন লেখার মাঝে একটি আড়াআড়ি দাগ দেয়া যায়। এটি আমরা অনেকটি কাগজে লিখে কেটে দেয়ার মত ইফেক্ট দেখায়। Double Strikethrough এর কাজও একই রকম কেবল একটি আড়াআড়ি লাইনের বদলে দুটি লাইন দেখা যাবে।

**Superscript (Ctrl+Shift+Plus): অপশনের সাহায্যে আমরা কোন লেখাকে লাইনের একটু উপরে লিখতে পারি। এটি গাণিতিক সূত্র/সমীকরণ ইত্যাদি লেখার জন্য ব্যবহৃত হয়। যেমনঃ (a+b)2 =a2+b2+2ab । Subscript (Ctrl + Shift + =) ঠিক একই ভাবে লেখাকে কিছুটা লাইনের নিচে লেখার জন্য কাজে লাগে। 2H2 + 02 = 2H2o। বাকী অপশনগুলি যেমন Shadow, Outline, Emboss, Engrave, Small Caps, All Caps, Hidden প্রয়োগ করে দেখলেই কার্যকারিতা বুঝতে পারবেন। এগুলি বেশ সহজ ও মজার।

**এবার ফন্ট ডায়ালগ বক্সের Character Spacing Tab এর কথায় আসি। কোন লেখা/ফন্টের সাইজ ঠিক রেখে ডানে-বামে বড়/ছোট করার জন্য Scale বক্সে পরিমাণ (১-৬০০%) উল্লেখ করতে হবে। অক্ষর এর মাঝে স্পেস বাড়ানোর জন্য Spacing বক্সে পরিমাণ উল্লেখ করতে হবে। এটি কেবল অক্ষর এর মাঝে ফাঁকা জায়গার পরিমাণ বৃদ্ধি করে কিন্তু সাইজ ঠিক রাখে। Position বক্সে লেখার পজিশন লাইনের কতটা নিচে/উপরে থাকবে তা ঠিক করে দেয়া যায়। যেমনঃ সংমোধন করা। এগুলো করতে হলে প্রথমে ডকুমেন্ট-এর লেখাকে সিলেক্ট করতে হবে ।

** ডায়ালগ বক্সের সর্বশেষ অপশন Text Effects ট্যাব দেখব এবার। কোন লেখাকে সিলেক্ট করে এর যেকোন একটি ষ্টাইল (Blinking Backgrounds/Las Vegas Lights/Marching Red Ants/Shimmer/Sparkle Text ইত্যাদি) প্রয়োগ করলেই উক্ত ষ্টাইলে লেখা স্ক্রিনে প্রদির্শত হবে। এটি প্রিন্টের সময় কার্যকরী হবে না শুধুমাত্র স্ক্রিনে দেখার সুবিধার জন্যই দেয়া হয়েছে। এগুলো করতে হলে প্রথমে ডকুমেন্ট-এর লেখাকে সিলেক্ট করতে হবে । মূলত Format এর বেশি কাজই সিলেক্ট করে তারপর কমান্ড প্রয়োগ করতে হবে না হলে কাজ হবে না।

২. Paragraph : ডকুমেন্টে প্রতিবার একটি এন্টর কি চাপলে একটি নতুন প্যারাগ্রাফ তৈরী হয়। প্যারাগ্রাফ একটি ডকুমেন্ট তৈরীর ক্ষেত্রে খুবই গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে থাকে। এর সাহায্যেই লেখাকে সুন্দরভাবে সাজিয়ে, গুছিয়ে উপস্থাপন করা হয়। ইনডেন্ট হচ্ছে একটি প্যারাগ্রাফ মার্জিন থেকে যে দূরত্বে অবস্থান করে তাকে বোঝায়। ডকুমেন্টে প্যারাগ্রাফ স্পেসিং এবং লাইন স্পেসিং থাকে। একটি প্যারাগ্রাফের সাথে আরেকটি প্যারাগ্রাফের যে দুরূত্ব তাকে প্যারাগ্রাফ স্পেসিং এবং একটি লাইনের সাথে আরেকটি লাইনের দূরতকে লাইন স্পেসিং বলে। এগুলির প্রত্যেকটিই কমানো বাড়ানো যায়।প্যারাগ্রাফ ফরম্যাটিং এর জন্য প্রথমে Format Menu থেকে Paragraphএ ক্লিক করুন। এবার প্রথমে Alignment থেকে প্যারাগ্রাফটির Left/Right/Justified ঠিক করি। তাহলে লেখাগুলি ডান/বাম/উভয় পার্শ্ব বরাবর সাজিয়ে নেবে।

Indentation: অপশন থেকে বক্স থেকে বাম পাশের মার্জিন থেকে প্যারাগ্রাফটি কতটা দূরত্বে অবস্তান করবে তা সেট করি। After Text বক্স থেকে ডান পাশের মার্জিন থেকে কতটা দূরত্বে অবস্থান করবে তা নির্ধারণ করি। যদি মার্জিন এর ভিতরে কোন প্যারাগ্রাফ দিতে চাই তবে এ দু’টি বক্সে মাইনাস/ঋনাত্মক মান সেট করি। তাহলে লেখা মার্জিনের ভিতর থেকে শুরু হবে।

Indentation: এর মধ্যে Special বক্সে দু’টি বিশেষ ধরনের ইনডেনটেশান রয়েছে। একটি First line ও অপর Hanging। প্রথমটি প্যারাগ্রাফ এর প্রথম লাইন ইনডেন্ট করার জন্য ব্যবহৃত হয়। বাকী সব লাইন স্বাভাবিক থাকবে। এর বিপরীতটি হচ্ছে Hanging ইনডেন্ট। নাম্বারিং এর ক্সেত্রে ব্যবহৃত হয়ে থাকে।উপরে এতক্ষন যে ইনডেন্টিং আলোচনা করা হলো তা আমরা রুলার এর সাহায্যেও সেট করতে পারি। উপরে ছবিতে রুলারের যে অংশটুকু গোলচিহ্নিত করা আছে তার বাম পাশে First Line/Hanging/Left ইনডেন্ট বাট আছে এবং ডান পাশে Right ইনডেন্ট বাটন আছে। এটি মাউস পয়েন্টার দিয়ে নাড়াচাড়া করার মাধ্যমেও আমরা সেট করতে পারি। এ ডায়ালগ বক্সের শেষ অপশন Spacing নিয়ে এখন আলোচনা করব। আগেই প্যারাগ্রাফ স্পেসিং এবং লাইন স্পেসিং নিয়ে বলেছি। এখন আমরা এটি কিভাবে বাড়াতে/কমাতো পারি তা দেখব। স্পেসিং এরিয়াতে Before এবং After বক্স দুটি ক্লিক করে বাড়িয়ে/কমিয়ে Preview তে দেখুন। Line Spacing বক্সটি প্রতিটি লাইনের মাঝে দূরত্ব কমাতে/বাড়াতে ব্যবহৃত হয়। এটিও বাড়িয়ে কমিয়ে দেখুন প্রিভিউ উইন্ডোতে। লাইন স্পেসিং কাষ্টমাইজ করতে হলে এর নিচে Multiple সিলেক্ট করে সামনের বক্সে নিদিষ্ট মান যেমন ১.৫, ১.৩৫ ইত্যাদি দিতে হবে। সবশেষে Ok ক্লিক করে বের হয়ে আসি।

৩. Bullets and Numbering : ডকুমেন্টকে সুন্দরভাবে উপস্থাপনের জন্য বুলেট ও নাম্বারিং ব্যবহৃত হয়। এছাড়া কোন লেখাকে সিরিয়াল অনুযায়ী তালিকা তৈরীতে ও এটি কাজে লাগে। বুলেট এর ক্ষেত্রে চিত্রের সাহায্যে তালিকা বা লিষ্টকে উপস্থাপন করা হয় এবং নাম্বারিঙ এর ক্ষেত্রে ক্রমিক নম্বর দিয়ে উপস্থাপন করা হয়। বুলেট ও নাম্বারিয়া দেয়ার জন্য প্রথমে লেখাগুলিকে সিলেক্ট করি। তারপর Format মেনু থেকে Bullets and Numbering ক্লিক করি। Bulleted Tab থেকে বুলেট এর ষ্টাইল পছন্দ করুন এবং Ok বাটনে ক্লিক করুন । যদি নাম্বারিং দিয়ে তালিকা করতে চান তাহলে Numbered Tab থেকে যেকোন একটি ষ্টাইল পছন্দ করে Ok বাটনে ক্লিক করুন। যদি ডকুমেন্টে একাধিক Numbered List থাকে তবে এ ডায়ালগ বক্সের নিচে দু’টি অপশন যথাক্রমে Restart Numbering এবং Continue Previous list অপশন দুটি এনাবল হবে। বর্তমান অবস্থানে যদি নতুন করে লিষ্ট এর নাম্বারিং শুরু করতে চান তাহলে Restart Numbering এ ক্লিক করুন। আর যদি পূর্বের সিরিয়াল এর পরের সিরিয়াল থেকে শুরু করতে চান তাহলে Continue Previous list এ ক্লিক করুন। সবশেষে Ok বাটনে ক্লিক করুন।

৪. Border and Shading : ডকুমেন্টে কোন লেখার অংশবিশেষ অথবা পুরো পৃষ্ঠাজুড়ে বর্ডার দেয়ার জন্য এ কমান্ডটি কাজে লাগে। বর্ডার দেয়ার ফলে ডকুমেন্টের আইটলুকে যথেষ্ট পরিবর্তন আসে যা নান্দনিক। কোন লেখায় বর্ডার দেয়ার জন্য প্রথমে উক্ত লেখাটি সিলেক্ট করুন। তারপর ফরম্যাট মেনু থেকে Border and Shading এ ক্লিক করুন। এবার Border Tab এর ভিতর Box এ ক্লিক করুন। এবার Style বক্স থেকে বর্ডার এর ষ্টাইর, Color বক্স থেকে কালার এবং Width থেকে বর্ডার রেখা কতটা মোটা হবে তা সিলেক্ট করুন। সবেশেষে Ok ক্লিক করলে বর্ডার সংযোজিত হবে।

***এখন যদি সম্পূর্ণ পেজে বর্ডার দিতে চাই তাহলে একই ভাবো ফরম্যাট মেনটু থেকে Border and Shading এ ক্লিক করি। এবার Page Border Tab এর ভিতর Box এ ক্লিক করি। যদি সাধারণ রেখার সাহায্যে বর্ডার দিতে চাই তাহলে Style বক্স থেকে বর্ডার এর ষ্টাইল Color বক্স থেকে কলার Width থেকে বর্ডার রেখা কতটা মোটা হবে তা সিলেক্ট করি। সবেশেষ Ok বাটনে ক্লিক করলে বর্ডার সংযোজিত হবে।

আর যদি কিছুটা ভিন্ন ষ্টাইলের বর্ডার দিতে চান তাহলে Art বক্সে ক্লিক করে যে ষ্টাইল চান তা সিলেক্ট করুন। Options বাটনে ক্লিক করে পেজ বর্ডার মার্জিন/লেখা থেকে কতটা দূরত্বে অবস্থান করবে তা সিলেক্ট করুন। এখানে বর্ডারকে সুন্দরভাবে স্থানান্তর করার জন্য Measure Form বক্স থেকে Text সিলেক্ট করতে পারেন। তারপর Ok করে বের হয়ে আসুন। সবশেষে Print Preview (Ctrl + F2) থেকে পেজ বর্ডার দেখে নিন।

৫. Columns: সংবাদপত্র, প্রশ্নপত্র বা ম্যাগাজিনে একটি পৃষ্ঠাতে লেখাকে যেমন ২/৩/৪ কলাম আকারে পরিবেশন করা হয় ঠিক তেমনি আমরাও মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে লেখাকে কলাম আকারে সাজাতে পারি। এজন্য প্রথমে কোন লেখাকে সিলেক্ট করে নিন। তারপর ফরম্যাট মেনু থেকে Columns এ ক্লিক করুন। তারপর Presents সেকশন থেকে কলাম সংখ্যা ২/৩/৪ কতটি হবে তা সিলেক্ট করুন অথবা Number of Columns বক্সে তা লিখে দিন। এবার Width and spacing অপশন বক্সে Width কলামগুলির প্রসস্ত্ততা নির্ধারণ করে দিন এবং Spacing Equal Column Width বক্সে ক্লিক করাই যথেষ্ট। সবশেষে Apply to বক্সে এটি কি বর্তমান অপশন জুড়ে কার্যকরী হবে নাকি যে টেক্সট সিলেক্ট করা আছে তার উপর কার্যকরী হবে তা নির্ধারণ করে Ok বাটনে ক্লিক করুন।

৬. Tabs: কোন তালিকা বা লিষ্ট লেখার জন্য ট্যাব ব্যবহার করা হয় যেমনঃ ক্রমিক নং, পণ্যের নাম, মূল্য ইত্যাদি। ট্যাব ষ্টপ সেট করার মাধ্যমে একটি লেখা কতটুকু দূরত্বে ইনডেন্ট হবে অথবা কোথা থেকে একটি কলামের টেক্সট শুরু হবে তা নির্ধারণ করা যায়। ট্যাব সেট করার পর এক ট্যাব থেকে আর একটি ট্যাবে যাওয়ার জন্য কি-বোর্ড থেকে Tab কি চাপতে হয়। প্রথমেই আসুন ট্যাব সেট করে নিই। আমরা এখন একটি পণ্যের তালিকা তৈরী নিয়ম শিখবো। আমাদের মোট ৩টি কলাম থাকবে। যথাঃ ক্রমিক নং, পন্যের নাম, পণ্যের মূল্য এজন্য ফরম্যাট মেনু থেকে Tab ক্লিক করি। Tab stop Position বক্সে ১.৫ লিখুন, Alignment অপশনে Left ক্লিক করুন কারণ পন্যের নাম বাম পার্শ্ব বরাবর এলাইন হবে, Leader,অপশনে ট্যাবের মাঝামাঝি কি ধরনের দাগ টানা হবে তা নির্ধারণ করে দিন। সবশেষে Set বাটনে ক্লিক করি। এবার নিজে নিজেই কাজ করুন...

৭. Drop cap : ড্রপ ক্যাপ হচ্ছে একটি প্যারাগ্রাফের শুরুর অক্ষরটিকে একটু বড় করে লেখার কৌশল। এটি সাধারণতঃ ম্যাগাজিন/পত্রিকাগুলিতে করা হয়ে থাকে এজন্য যে প্যারাগ্রাফে ড্রপ ক্যাপ করতে চান তার অভ্যন্তরে কোন এক জায়গায় কার্সর রাখুন। তারপর ফরম্যাট মেনু থেকে Drop cap ক্লিক করুন তাহলে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে যে কোন একটি ষ্টাইল সিলেক্ট করে Ok করুন।

৮. Text Direction : এ কমান্ডের সাহায্যে কোন টেক্সটকে আড়াআড়ি, খাড়া/লম্বালম্বি সাজানো যায়। এজন্য কোন টেক্সট সিলেক্ট করে ফরম্যাট মেনু থেকে Text Direction এ ক্লিক করুন। তারপর Orientation থেকে যে কোন ষ্টাইল (Horizontal/vertical) পছন্দ হয় তাতে ক্লিক করুন। Apply to বক্স থেকে ডকুমেন্টের কতটুকু অংশে কমান্ড কার্যকরী হবে তা দিয়ে দিন। সবশেষে Ok বাটনে ক্লিক করে বের হয়ে আসুন।

৯. Change Case (Shift+F3) : কোন ডকুমেন্টের লেখাকে বড় হাতের ছোট হাতের বা অন্য কোন ষ্টাইলে রূপান্তরিত করতে এ কমান্ডটি ব্যবহার করা হয়। এজন্য প্রথমে লেখাটি সিলেক্ট করুন। তারপর Format মেনু থেকে Change Case এ ক্লিক করুন। এখানে Lower case/Upper case/Title Case/Sentence case/Toggle Case এর মধ্যে আপনার যেটি প্রয়োজন তাতে ক্লিক করুন। সবশেষে Ok বাটন ক্লিক করুন।

১০. Background: ডকুমেন্টের ব্যাকগ্রাউন্ড এর কালার পরিবর্তনের জন্য এ কমান্ড দিতে হয়। তবে এ ব্যাকগ্রাউন্ট কালারটি শুধুমাত্র স্ক্রিনে প্রদর্শনের জন্য ব্যবহৃত হয়। এ কালারটি প্রিন্ট করলে প্রিন্ট হবে না। আরেকটি লক্ষ্যনীয় বিষয় হলো, ব্যাকগ্রাউন্ড টি শুধুমাত্র Normal ভিউতে প্রদর্শিত হয়। আমরা বেশীরভাগ কাজ করে থাকি Print Layout এ মোডে ব্যাকগ্রাউন্ড প্রদর্শিত হবে না। ব্যাকগ্রাউন্ড দিতে হলে প্রথমে Background এ মাউস পয়েন্টার রাখি। তারপর কালার/ইফেক্ট ইত্যাদি পছন্দ করে ক্লিক করুন। তাহলে ডকুমেন্টটি Normal ভিউতে প্রদর্শিত হয়ে ব্যাকগ্রাউন্ড প্রদর্শন করবে।

১১. Themes: থিম হচ্ছে আগে তেকেই নির্ধারিত কিচু ডিজাইন এর উপাদান এবং কালার এর সমন্বয়। এটির সাহায্যে পুরো ডকুমেন্টকে থিমের উপর ভিত্তি করে মুহুর্তের মধ্যেই প্রফেশনাল আউটলুক প্রদান করা সম্ভব যেটি মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে, ওয়েবে অথবা ইমেইলে প্রদর্শন করা যা। একটি থিম কমান্ড প্রদান করলে ওয়ার্ড যা যা পরিবর্তন করে দেয় তা হলঃ লিংক বার, ব্যাকগ্রাউন্ড কালার/গ্রাফিক্স, হেডিং ষ্টাইলস, লিষ্টস হরাইজন্টাল লাইন, হাইপারলিংক কালার এবং টেবিল এন্ড বর্ডার কালার। থিম দেয়ার জন্য প্রথমে ফরম্রাট মেনু থেকে থিম এ ক্লিক করুন। Choose a theme বক্স থেকে যে থিম পছন্দ হয় তার উপর ক্লিক করুন তারপর Ok বাটনে ক্লিক করুন। দেখুন কত দ্রুত পুরো ডকুমেন্টে থিম কার্যকরী হয়ে গেছে।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড [পর্ব-৭]:: Tools মেনুর বিস্তারিত

টুলস মেনু (Tools Menu)
টুলস মেনুর সাহায্যে ডকুমেন্ট এর লেখার বানান, ম্যাক্রা তৈরি, ব্রাকগ্রাউন্ড কালার, থিমস, ডকুমেন্টকে কলাম আকারে ভাগ করা ইত্যাদি কাজ করা যায়। এছাড়া এম.এস. ওয়ার্ডের টুলবার সমূহ, টাস্ক প্যান, রুলার, প্যারাগ্রাফ মার্কস প্রদর্শন করা ও বন্ধ করা যায় এখান থেকে। ডকুমেন্টের হেডার, ফুটার এ কোন লেখা, পেজ নম্বর প্রদর্শন এগুলি ও করা হয়ে থাকে এ মেনুতে।
Spelling and grammar (F7) : মাইক্রোসফট ওয়ার্ড বানান ও ব্যাকরণ স্বয়ংক্রিয়ভাবে লেখার সময়ই পরীক্ষা করে দেখতে থাকে। যদি কোন ভুল পায় তাহলে সাথে সাথে তার নিচে একটি ঢেউ চিহ্নিত রেখা দেখা যায়। বানান ভুল হলে লাল রংয়ের চিহ্ন এবং ব্যাকরণ ভুল হলে সবুজ রংয়ের চিহ্ন তাকে। যদি পুরো ডকুমেন্টের বানান ও ব্যাকরণ একসাথে পরীক্ষা করতে চান তাহলে টুলস মেনু থেকে Spelling and Grammar এ ক্লিক করুন। এখানে উপরের বক্সে ভুল ও নিচে তার সংশোধনের সাজেশন দেখাবে। যদি সাজেশন অনুযায়ী পরবর্তন করতে চান তাহলে Change বাটনে ক্লিক করুন। আর পরিবর্তন না চাইলে Ignore Once বাটনে ক্লিক করুন। বর্তমান বাক্যে চেক না করে পরবর্তী বাক্যে চলে যাওয়ার জন্য Next Sentence এ ক্লিক করুন। যে পরিবর্তন এই মাত্র করেছেন তা না চাইলে Undo বাটনে ক্লিক করুন। সবশেষে Cancel বাটনে ক্লিক করে বের হয়ে আসুন।

Language : ডকুমেন্টে কোন ভাষায় লেখা হচ্ছে তা সাধারণতঃ স্বয়ংক্রিবাবে নির্ধারিত হয়ে যায়। কিন্তু যদি কোন নির্দিষ্ট অংশের লেখার ভাষা আলাদাভাবে নির্ধারিত করে দেয়ার প্রয়োজন পড়ে তাহলে এ কমান্ডের সাহায্য নেয়া যায়। এজন্য উক্ত লেখাটুকু সিলেক্ট করে Tools মেনুর Language সাব মেনু থেকে Set Language এ ক্লিক করি। এবার বক্স থেকে নির্দিষ্ট ভাষা নির্বাচন করে Ok তে ক্লিক করি।
কোন শব্দের প্রতিশব্দ খোজার জন্য Thesaurus (Shift+F7) কমান্ডটি লাগে। এজন্য উক্ত শব্দটিকে সিলেক্ট করে Tools মেনুর Language সাব-মেনু থেকে এ ক্লিক করি। এখানে যে শব্দ/প্রতিশব্দটি পছন্দ হবে তার উপর ক্লিক করে Replace এ ক্লিক করলে ডকুমেন্টে উক্ত শব্দটি সংযোজিত হবে।
এ সাবমেনুর Hyphenation কমান্ডটি ডকুমেন্টে লাইনের শেষে Hyphen যোগ করার জন্য ব্যবহৃত হয়ে থাকে অর্থ্যাৎ কোন শব্দের পুরোটা যদি লাইনের শেষে সংকুলান না হয় তবে আমরা লেখার সময় যেমন একটি হাইফেন যোগ করে থাকি সে রকম এ কমান্ডেও একটি হাইফেন যোগ হবে। এজন্য Tools মেনুর Language সাব মেনু থেকে Hyphenation এ ক্লিক করি। যদি স্বংয়ক্রিয়ভাবে Hyphenation দিতে চাই তাহলে Automatically hyphenate Documents এ ক্লিক করি। Hyphenation zone এ ডান পামের মার্জিন থেকে কতটা দূরে Hyphenation প্রয়োজন হবে আর দূরত্ব যত কম হবে তত Hyphenation বেশী প্রয়োজন হবে। যদি নিজের প্রয়োজনমত Hyphenation করতে চান তাহলে Manual বাটনে ক্লিক করে তা করতে পারেন।

Word Count : ডকুমেন্টের বিভিন্ন পরিসংখ্যানগত বিষয় যেমনঃ পাতা সংখ্যা, শব্দ সংখ্যা, অক্ষর সংখ্যা প্যারাগ্রাফ সংখ্যা, লাইন সংখ্যা ইত্যাদি এ কমান্ডের মাধ্যমে দেখা যায়। এজন্য টুলস মেনু থেকে Word Count এ ক্লিক করুন। তাহলে একটি ডায়ালগ বক্স এখান থেকে যাবতীয় পরিসংখ্যান দেখুন।

Autocorrect Options : এটি মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের একটি চমৎকার ফিচার। ডকুমেন্টে দ্রুতগতিতে টাইপ করার সময় আমরা যে সব শব্দের বানানগুলি প্রায়শঃ ভুল করে থাকি সেগুলিকে এ অপশনের সাহায্যে স্বয়ংক্রিয়ভাবে টাইপের সময়ই সংশোধন করা যায়। যেমনঃ Techtunes লেখার সময় আমরা ভুল করে Techtunees লিখে থাকি দ্রুতগতিতে টাইপ করা সময় Techtunees লিখে একটি স্পেস দিন দেখবেন লেখাটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে Techtunes হয়ে গেছে। যদি ওয়ার্ডের সাজেশনের বাইরে আপনার কোন নিজস্ব কোন বানান এর ভুল এবং তার সংশোধন যোগ করতে চান তাহলে টুলস মেনু থেকে Autocorrect Options এ ক্লিক করুন। এবার Autocorrect ট্যাব থেকে Replace বক্সে ভুল বানানটি (noakhali) লিখুন এবং With বক্সে সঠিক বানানটি লিখুন (Noakhali) তারপর Add বাটনে ক্লিক করুন। এখন থেকে ডকুমেন্টে উক্ত বানানটি ভুল লিখলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংশোধিত হয়ে যাবে।

Customize: খুব কাজের একটি অপশন। ডকুমেন্টে প্রয়োজনীয় টুলবার সংযুক্ত করা, মেনুবার কাষ্টমাইজ করা, নিজস্ব কোন শর্টকার্ট কি-বোর্ড কমান্ড যুক্ত করা ইত্যাদি কাজ করা যায় এখান থেকে।
এজন্য টুলস মেনু থেকে Customize এ ক্লিক করুন। Toolbars ট্যাব থেকে যে টুলবারটি পর্দায় প্রদর্শন করতে চান তার বাম পাশে চেকবক্সে ক্লিক করে টিক চিহ্ন দিন। কি-বোর্ড শর্টকার্ট তৈরীর জন্য এ ট্যাবে অবস্থিত Keyboard বাটনে ক্লিক করুন। তাহলে পাশের চিত্রের মত একটি ডায়ালগ বক্স দেখতে পাবেন। এখানে Categories বক্স থেকে নির্দিষ্ট মেনু সিলেক্ট করে ডান পামের Commands বক্স থেকে নির্দিষ্ট কমান্ড এ ক্লিক করুন যার জন্য শটর্টকার্ট কি তৈরী করতে চান। যদি আগেই ঐ কমান্ডের জন্য কোন শর্টকার্ট কি থাকে তবে তা Current Keys বক্সে দেখতে পাবেন। নতুন কোন শর্টকার্ট কি যুক্ত করতে চাইলে Press new shortcut key বক্সে ক্লিক করে আপনার কাংখিত শর্টকার্ট কি চাপুন (যেমনঃ Ctrl+O, Ctrl+P, F1,F2)
সবশেষে Close বাটনে ক্লিক করুন।

এখন Customize ডায়ালগ বক্সের দ্বিতীয় ট্যাব Commands এ ক্লিক করি। এখান থেকে মেনুবার অথবা টুলবারে কোন নির্দিষ্ট কাজের আইকন যুক্ত করা যায।। যেমন আমরা যদি ফাইল মেনুতে অবস্থিত Close কমান্ডের জন্য কোন বাটন টুলবারে যুক্ত করতে চাই তাহলে এ ট্যাবের Categories বক্স থেকে File এ ক্লিক করি। তারপর ডান পাশের Commands বক্স থেকে চিত্রের মত Close আইকনটিকে মাউস এর সাহায্যে ড্রাগ করে টুলবারে যুক্ত করে দিই। তাহলে উপরের চিত্রের মত টুলবারে Close বাটন সংযুক্ত হয়ে যাবে। এভাবে বিভিন্ন মেনুতে অবস্থিত কমান্ডগুলিকে আমরা টুলবারে সংযুক্ত করে। নিতে পারি আমাদের কাজের সুবিধার্থে ।

এখন তৃতীয় ট্যাব Options এ ক্লিক করি। এখানে প্রথম অপশনটি স্ক্রিনে Standard এবং Formatting টুলবার আলাদাভাবে দু’সারিতে দেখানোর জন্য কমান্ড। তারপর Always Show Full menus এ ক্লিক করলে প্রত্যেকটি মেনুর সকল আইটেম একসাথে প্রদর্শিত হবে। Show full menus after a short delay তে ক্লিক করলে মেনু আইটমেগুলি একসাথে প্রদর্শিত না হয়ে কিছুটা দেরীতে প্রদর্শিত হবে। other large icons/List font names in their font/show ScreenTips on toolbars ইত্যাদি অপশনসমূহ কাজে লাগানো যায় প্রয়োজনমত।

Options: টুলস মেনুর শেষ কমান্ড এটি। এখান থেকে এম.এস.ওয়ার্ডের স্ক্রিনে অবস্থিত অনেক অপশন চালু ও বন্ধ করা যায় যেমনঃ Text boundaries, Horizontal/Vertical Scroll Bars, Status bar, Ruler ইত্যাদি। এজন্য টুলস মেনু থেকে Options এ ক্লিক করুন। তারপর View Tab এ যান। এখান থেকে চিত্রের মত চিহ্নিত অপশনগুলিতে ক্লিক করে এগুলি বন্ধ ও প্রদর্শন করানো যায়। যেমনঃ হরাইজন্টাল ও ভ্যার্টিক্যাল স্ক্রলবার, টেক্সট বাউন্ডারি।

এবার General Tab এ যান। এখানে Recently used file list বক্সের সামনে ক্লিক করে ফাইল মেনুর নিচে সর্বশেষ খোলা ফাইলের লিষ্ট বাড়ানো/ কমানো যায়। ডিফল্ট হিসেবে এটি সাধারণতঃ চারটি দেওয়া থাকে।

এ ডায়ালগ বক্সের অন্যান্য ট্যাব যেমন Edit, Save, Security, Spelling & Grammar ইত্যাদি ট্যাবসমূহের বিভিন্ন অপশনগুলিও কাজে লাগে। এ ট্যাবগুলিতে ক্লিক করে অপশনগুলি দেখে রাখুন। যদি কোনটি বুঝতে অসুবিধা হয় তবে ডায়ালগ বক্সের ? চিহ্নিত বাটন এ ক্লিক করে উক্ত অপশনের উপর ক্লিক করুন। তাহলে উক্ত কমান্ডের কাজগুলি এক/দুই লাইনে স্ক্রিনে দেখতে পাবেন। এখান থেকে উক্ত কমান্ডের কাজ সম্পর্কে মোটামুটি একটা ধারনা পেয়ে যাবেন আশা করি।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড [পর্ব-৮]:: Table মেনুর বিস্তারিত

তাহলে চলুন শুরু করা যাক আজকের পর্ব, Table মেনুর বিস্তারিত...

টেবিল মেনুটি এম.এস.ওয়াডের একটি গুরুত্বপূর্ন মেনু। ডকুমেন্টে কোন বিষয়বস্ত্ত লিষ্ট/তালিকা রো-কলামের সাহায্যে প্রদর্শনের জন্য এ মেনুটি ব্যবহৃত হয়ে থাকে। এছাড়াও বায়োডাটা, পূরণযোগ্য ফরম, কোন ডকুমেন্টের টেমপ্লেট ইত্যাদি তৈরীতে ও এ মেনুটি আমাদের অনেক কাজে আসবে।

Draw Table: Document এ দুইভাবে টেবিল সাজানো যায়। প্রথম পদ্ধতি হচ্ছে Draw Table এর মাধ্যমে যা মাউসে ক্লিক করে আঁকতে হয়। প্রথমে Table Menu G wK¬K তারপর Draw Table G ক্লিক করলে Tables and Borders নামক টুলবারটি দৃম্যমান হবে। এখানে ক্লিক করলে ছক সংক্রান্ত যাবতীয় কাজ করা যায়। যেমনঃ টেবিল তৈরী করা, রো বাড়ানো/কমানো কলাম বাড়ানো/কমানো ইত্যাদি। এসব কাজ মেনুতে বিদ্যামান।

চিত্রঃ টেবিলস এন্ড বর্ডারস টুলবার

প্রথম আইকনে ক্লিক করলে এর একটি পেন্সিল এর মত আইকন আসবে। এটির সাহায্যে খাতার যেখানে আমরা লিখি সেখানে এম.এস.ওয়ার্ডেও টেবিল অংকন করতে পারব। ২য় আইকনটি কোন একটি কলাম /রো মোছার জন্য ব্যবহৃত হয়। এটিতে ক্লিক করলে রাবারের মত একটি আইকন দেখতে পাবো। এটিতে কোন রো/কলামের উপর নিয়ে ক্লিক করলে সেটি মুছে যাবে।

Insert Table:- ডকুমেন্টে টেবিল সাজানোর দ্বিতীয় পদ্ধতি হচ্ছে, Insert Table, এই পদ্ধতি টেবিল সাজাতে হলে প্রথমে Table Menu এ ক্লিক Insert Table এ ক্লিক | তাহলে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে এবার Number of Columns এর ঘরে কতগুলো Column নিতে চান তা লিখুন, তারপর Number of Row কয়টি নিতে চান তা লিখে Ok তে ক্লিক করুন।

Menu থেকে রো/কলাম/সেল যুক্ত করতে চাইলে Tools মেনুর Insert অপশন থেকে Columns to the Left/Columns to the Right/Rows Above/Rows Below/Cells ইত্যাদি ক্লিক করি। তাহলে নতুন রো/কলাম/সেল যুক্ত হবে।

Delete

Table এর রো/কলাম/সেল ইত্যাদি মুছতে চাইলে এ কমান্ডটি ব্যবহার করা হয়। এজন্য যে রো/কলাম মুছতে চান সেখানে কার্সর রাখুন। এবার Table মেনুর Delete অপশন থেকে Table/Columns/Rows/Cells এর যেটি প্রয়োজন সেটিতে ক্লিক করুন। তাহলে উক্ত টেবিল/রো/কলাম/সেল মুছে যাবে।

Select:

মাউসের সাহায্যে টেবিল/রো/কলাম/সেল ইত্যাদি সিলেষ্ট করা খবুই সহজ। তবে Menu থেকে সিলেক্ট করার জন্য এখানে কয়েকটি অপশন দেয়া আছে। যে রো/সেল সিলেক্ট করতে চান সেখানে কার্সর রেখে Insert মেনুর Select অপশন থেকে Table/Columns/Rows/Cells এর যেটি প্রয়াজন সেটিতে ক্লিক করুন।

Merge Cells:

Table এর কয়েকটি সেলকে একটি সেলে রুপান্তরিত করার জন্য এ অপশনটি ব্যবহার করা হয়, এ জন্য উক্ত সেলসমূহ প্রথমে সিলেক্ট করে নিন। তারপর Table মেনু থেকে Merge Cell এ ক্লিক করুন।

তাহলে উক্ত সেল গুলি একটি সেলে পরিনত হবে।

Split Cells:

একটি সেলকে একাধিক সেলে বিভক্ত করার জন্য এ অপশনটি ব্যবহার করা হয় । এজন্য প্রথমে উক্ত সেলে কার্সর রেখে Table মেনু থেকে Split Cells কমান্ড দিন। তারপর উক্ত সেলকে যে কয়ভাগে বিভক্ত করতে চান তার সংখ্যা নিচের চিত্রের মত Number of columns এবং Number of rows এ উল্লেখ করে দিন। সবশেষে Ok বাটনে ক্লিক করুন।

Split Table:-

একটি টেবিলকে বিভক্ত করার জন্য এ অপশনটি ব্যবহার করা হয়। এজন্য প্রথমে উক্ত সেলে মাঝখানে কার্সর রেখে Table মেনু থেকে Split Table কমান্ড দিন। তাহলে Table দুইভাবে ভাগ হয়ে যাবে।

Table Auto Format:-

টেবিলকে Design /সাজাতে অপশনটি ব্যবহার করা হয়। এজন্য প্রথমে পুরো টেবিল সিলেক্ট করে, Table মেনু থেকে Table Auto Format কমান্ড দিন। তাহলে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে এবার Table styles বক্স থেকে যে কোন একটা স্টাইল পছন্দমত সিলেক্ট করে Apply তে ক্লিক করুন।

AutoFit:

টেবিলের আকৃতি যদি মার্জিন এর অবস্থান থেকে ও বড় হয়ে যায় তাহলে এ কমান্ডের সাহায্যে তা ঠিক করা যায়। এছাড়াও টেবিলের কিছু পূর্ব নির্ধারিত আকৃতি ঠিক করার কমান্ড ও এখানে দেয়া যায়। এজন্য উক্ত টেবিলের যে কোন জায়গায় কার্সর রাখুন। তারপর AutoFit to Contents/AutoFit to Window/ Fixed Column Width/Distribute Rows Evenly/ Distribute Column Evenly এর যেটি প্রয়োজন সেটিতে ক্লিক করুন।

Heading Rows Repeat:

খুব দরকারী একটি কমান্ড। কোন টেবিলের শিরোনাম Row সাধারনত উক্ত টেবিলের তথ্যোর প্রকৃতিকে নির্দেশ করে। যদি টেবিলটি অনেক বড় হয় অর্থ্যাৎ কয়েক পৃষ্ট ব্যাপি হয় তাহলে শিরোনামটি প্রত্যোক পৃষ্টার শুরুতে যুক্ত করার জন্য এ কমান্ডটি দেয়া হয়। এজন্য প্রথমে উক্ত Row-তে কার্সরটি রাখুন। তারপর Table মেনু থেকে Heading Rows Repeat অপশনে ক্লিক করুন। এখন টেবিলটি যত পৃষ্টাব্যাপীই হোক না কেন প্রত্যেক পৃস্টার শুরুতে মূল শিরোনাম এর Row-টি স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত হয়ে যাবে। এজন্য এন্টার কি চেপে টেবিলটি বড় করে দেখতে পারেন।

Convert:

কোন লেখাকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে টেবিলে রুপান্তরিত করা বা টেবিলের কোন লেখাকে সাধারন লেখায় রুপান্তরিত করার জন্য এ কমান্ড দেয়া হয়। এজন্য উক্ত টেবিল/লেখাকে সিলেক্ট করুন। তারপর Table মেনু থেকে Convert অপশনে গিয়ে Text to table/ Table to Text কমান্ড দিন। প্রয়োজনীয় সেপারেটরে (কমা, ট্যাব) ইত্যাদি সিলেক্ট করে Ok ক্লিক করুন। তাহলে টেবিলের লেখাটি সাধারন লেখায় রুপান্তরিত হয়ে যাবে। আর সাধারন লেখার জন্য প্রয়োজনীয় সংখ্যাক Row/Column ইত্যাদি সিলেক্ট করে Ok করুন।

Sort:

কোন টেবিলের তথ্যোর স্বয়ংক্রিয় ভাবে Ascending/Descending আকারে সাজানোর জন্য এ কমান্ড দেয়া হয়। এজন্য প্রথমে উক্ত টেবিলে কার্সর রাখুন। তারপর Table মেনু থেকে Sort কমান্ড দিন। এবার যে কলামের ভিত্তিতে সাজাতে চান Sort by বক্য্র থেকে সেটি সিলেক্ট করুন। তারপর তার ধরন (Text/Number) নির্ধারন করে দিন। এবার ছোট থেকে বড় (Ascending) নাকি বড় থেকে ছোট (Descending) আকারে সাজাতে চান নির্ধারন করে দিন। যদি আপনার টেবিলের কোন Row শিরোনাম আকারে থাকে তাহলে সেটিকে এ কমান্ডের আওতার বাইরে রাখার জন্য My list has সেকশন থাকে Header row অপশনের ক্লিক করে নিন। সবশেষে Ok বাটনে ক্লিক করুন।

Formula:

টেবিলে গানিতিক ফরমূলা ব্যবহার করার জন্য এ কমান্ড দেয়া হয়। এজন্য প্রথমে সেলে সংখ্যা লিখতে হবে, তারপর উক্ত সেলে কার্সর রেখে Table মেনু থেকে Formula তে ক্লিক করুন।

এবার Paste function থেকে নিদিষ্ট ফাংশন সিলেক্ট করুন। তাহলে সেটি ফরমুলা বক্যে্র চলে আসবে। এবার Number format থেকে ফরম্যাট সিলেক্ট করুন। ফরমূলাতে প্রয়োজনীয় সংশোধন করে Ok ক্লিক করুন।